Wir informierten bereits hier über die E-Rechnungspflicht, die auch für Vereine ab 01.01.2025 greift. Auch der Paritätische Wohlfahrtsverband hat inzwischen Informationsschreiben dazu verfasst (wenngleich ohne die relevanten Tipps, die wir zur Verfügung stellten 😉 ). Er schreibt: „[..] mit dem Wachstumschancengesetz wurde die stufenweise E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmern eingeführt. Das heißt, dass ein im Inland ansässiger Unternehmer verpflichtet wird, für in Deutschland steuerbare Leistungen, die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerbefreit sind, E-Rechnungen auszustellen.

Dies bedeutet, dass auch gemeinnützige Vereine unter die E-Rechnungspflicht fallen können, wenn sie Dienstleistungen oder Produkte an andere Unternehmen erbringen oder verkaufen. In § 14 Abs. 1 UStG wurde die E-Rechnung neu definiert. Zukünftig liegt eine elektronische Rechnung nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Daher ist es von Bedeutung, dass die genutzten Buchhaltungsprogramme e-rechnungsfähig sind. Das bloße Vorliegen einer digitalisierten Rechnung – bspw. im Format PDF – reicht hier nicht aus. Zur Vermeidung von unverhältnismäßigen Schwierigkeiten bei der Durchführung von Geschäften des täglichen Lebens wurde für Kleinstbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro festgelegt, dass weiterhin alle Arten von Rechnungen verwendet werden können, § 33 S. 4 UStDV. Die Regelung tritt zum 01.01.2025 in Kraft. Alle inländischen Rechnungsempfänger sind ab 2025 uneingeschränkt zum E-Rechnungsempfang verpflichtet. Für Rechnungsaussteller gelten Übergangsregelungen, so dass viele Rechnungsaussteller erst ab 2027 verpflichtet sein werden. Bitte beachten Sie hierzu auch die Hinweise des Finanzministeriums Mecklenburg-Vorpommern vom 16.08.2024. Das Bundesfinanzministerium hat nunmehr mit Datum vom 15.10.2024 ein ausführliches BMF-Schreiben veröffentlicht, mit dem offene Fragen in der Umsetzung geklärt werden sollen. Wir empfehlen dringend, sich mit der Umsetzung zu beschäftigen, da für den Empfang von E-Rechnungen keine Übergangsfrist vorgesehen ist. Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem BMF-Schreiben. Zu Fragen der Umsetzung wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung bzw. an den Hersteller Ihrer Buchhaltungssoftware.“

Und was heißt das nun?
-> Ab 01.01.2025 muss Euer Verein in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, also über eine E-Mail-Adresse verfügen.
-> Die E-Rechnungen sind im Datenformat .xml erstellt. Damit Ihr als Mensch das „lesen“ könnt, muss entweder der Rechnungsaussteller ein Programm wie „Zugferd“ verwenden, welches sozusagen die .xml-Datei in ein .pdf einbettet oder Ihr ein Entschlüssellungsprogramm wie „Quba-Viewer“ verwenden.
-> Unbekannter Fun-Fact: Belege, die elektronisch eingegangen sind, müssen auch digital abgelegt werden. Es ist nicht zulässig, die Belege auszudrucken und in Papierform aufzubewahren! Wann und welche Belege man hingegen, die in Papierform eingegangen sind, vernichten kann, nachdem sie digitalisiert wurden, sieht hier erläutert.