Hurra, wieder eine EU-Verordnung und Deutschland setzt sie zügig um. Finanzvorstände aufgepasst! Ab dem 01.01.2025 wird die E-Rechnung „verpflichtend“. Dies betrifft auch Kindertagesstätten in e.V.-Form.

Ab diesem Zeitpunkt muss man die Möglichkeit haben, E-Rechnungen empfangen zu können. Hierzu benötigt man zunächst einmal schlicht ein E-Mail-Postfach. Da die E-Rechnungen als .xml-Datei erstellt werden müssen, die sich nicht unbedingt von Menschen „lesen“ lassen (sondern nur von geeigneter Buchhaltungssoftware z.B. DATEV), sollte man bis zum 31.12. diesen Jahres mit seinen „Lieferanten“ abstimmen, dass diese möglichst zur Erstellung ihrer Rechnungen Programme wie „Zugferd“ („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) verwenden, welche die .xml-Datei in ein pdf3 einbetten, so dass auch ein Mensch noch lesen kann, was da eigentlich steht. Notfalls können aber auch Programme wie „Quba-Viewer“ zugesendete .xml Dateien menschlich lesbar machen. Wichtig für Sichtprüfungen.

Umgekehrt: Stellt man selbst Rechnungen aus im B2B-Bereich (an Unternehmen) oder B2G (an öffentliche Verwaltung)  müssen auch diese ausgestellten Rechnungen im .xml-Format erstellt werden – letzteres wohl auch schon seit längerer Zeit. Auch hier bietet es sich an, „Zugferd“ zur Erstellung zu nutzen, wenn man nicht sicher ist, ob das Gegenüber denn buchhaltungstechnisch „Up-to-date“ ist. Das wars im Groben schon. Also: befasst euch schonmal mit den Programmen.

Weitere Infos:

E-Rechnungen im Verein